Definisi Sekretaris

Sekretaris adalah seorang pegawai atau pejabat yang mempunyai tugas untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor yang detail mulai dari surat-menyurat, menerima telepon, menerima tamu, mengarsipkan dan pekerjaan-pekerjaan yang menunjang tugas pimpinan dalam dinas sehingga pada akhirnya kepentingan pimpinan atau indung organisasi dapat terlayani secara baik.

Dra. Ny, Siwi Kadamo menyatakan bahwa :

Sekretaris adalah pembantu dari pada seorang pimpinan untuk menyelenggarakan bagian-bagian kecil dari tugas-tugas pekerjaan pimpinan, dan yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenografer.

Pariata Westra (et al) menyatakan bahwa :

Sekretaris adalah seorang yang pekerjaan pokoknya ialah menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanannya, bagi seorang pejabat pimpinan atau suatu organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat (instansi resmi maupun perusahaan swasta) yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lazimnya adalah private secretary (sekretaris pribadi).

Syarat-syarat Seorang Sekretaris :

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

• Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut :

1. Harus bersikap mawas diri
2. Bersikap ramah
3. Sabar
4. Simpatik
5. Penampilan diri yang baik
6. Pandai bergaul
7. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
8. Dapat bijaksana terhadap orang lain
9. Memiliki ingatan yang baik
10. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

• Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

Syarat Pengetahuan Umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya :

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan

Syarat Pengetahuan Khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu ke apartemenan, dan sebagainya.

• Syarat Keahlian 

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi :

1. Mampu menyusun laporan
2. Mampu berkorespondensi
3. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
4. Teknik tata penyimpanan arsip
5. Teknik berkomunikasi dengan telepon
6. Menulis cepat dengan steno
7. Teknik mengetik surat

• Syarat Praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

(Waworuntu, 1995: 59-61)